A Gmail, Hotmail, Freemail vagy ehhez hasonló, böngészőalapú levelezőrendszerek jól szemléltetik a felhőalapú szolgáltatások lényegét. Ezeknél mind a leveleink, névjegyeink , egyéb dokumentumaink és maga a levelezőrendszer is egy távoli szerveren futnak.
Bármikor, bárhonnan, mindannyian akár többfajta eszközről, legyen az PC, okostelefon vagy éppen táblagép elérhetjük, használhatjuk.

1.    Csökkenti, a vállalat költségeit
Nincs szükség saját szerverekre vagy azok bérlésére. Nem Önnek kell megoldani e szerverek energiafelhasználásának biztosítást, azaz csökkentheti közüzemi számláinak összegét is és még plusz hely is felszabadulhat irodájában.
Egy előre meghatározott összegért megkapja a szoftvereket és nem kell a fizikai oldalával ,például karbantartással foglalkoznia.Továbbá költségként leírhatóak a havidíjak.

2.    Előre látható költségek
Ön választhatja meg azt, hogy havi vagy éves díjszabást szeretne. A szolgáltatás ára a felhasználók számával arányos. Nem kell egyéb, rejtett költségekkel számolnia. Az árak a szerződés időtartamára rögzítettek.